МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ ЗАБАЙКАЛЬСКОГО КРАЯ

ПРИКАЗ
от 9 июня 2023 г. в„– 62/ОД

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В МИНИСТЕРСТВЕ КУЛЬТУРЫ ЗАБАЙКАЛЬСКОГО КРАЯ

В соответствии с пунктом 15.8 Положения о Министерстве культуры Забайкальского края, утвержденного постановлением Правительства Забайкальского края от 19 июня 2017 г. в„– 249, учитывая распоряжение Губернатора Забайкальского края от 2 мая 2017 года в„– 190-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Забайкальского края", в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности структурных подразделений Министерства культуры Забайкальского края и установления единого порядка ведения делопроизводства, приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Министерстве культуры Забайкальского края.
2. Государственным гражданским служащим Министерства культуры Забайкальского края обеспечить подготовку документов в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
3. Признать утратившим силу приказ Министерства культуры Забайкальского края от 9 октября 2015 года в„– 126/ОД "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве культуры Забайкальского края".
4. Контроль за исполнением данного приказа возложить на начальника отдела документационного обеспечения и контроля Министерства культуры Забайкальского края Павленко О.В.

Министр культуры
И.В.ЛЕВКОВИЧ





Утверждена
распоряжением Министерства культуры
Забайкальского края
от 9 июня 2023 г. в„– 62/ОД

ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ КУЛЬТУРЫ
ЗАБАЙКАЛЬСКОГО КРАЯ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве культуры Забайкальского края (далее - Министерство) устанавливает единую систему делопроизводства и документооборота, документационного обеспечения деятельности Министерства культуры, создания и оформления документов, порядок работы с документами в Министерстве.
2. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года в„– 477, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Росархива от 24 декабря 2020 года в„– 199, приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года в„– 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях", ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденным приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 года в„– 2004-ст (далее - ГОСТ Р 7.0.97-2016), ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами.", Уставом Забайкальского края, Регламентом Правительства Забайкальского края, утвержденным постановлением Губернатора Забайкальского края от 16 ноября 2016 года в„– 87 (далее - Регламент Правительства края), Положением о Министерстве и иными нормативными правовыми актами.
3. В целях автоматизации делопроизводства в Министерстве используется государственная информационная система Забайкальского края "Электронный документооборот в исполнительных органах государственной власти Забайкальского края" (далее - СЭД). Правила работы в СЭД определяются Порядком работы в государственной информационной системе Забайкальского края "Электронный документооборот в исполнительных органах государственной власти Забайкальского края", утвержденным постановлением Правительства Забайкальского края от 27 мая 2014 года в„– 308, Положением о государственной информационной системе Забайкальского края "Электронный документооборот в исполнительных органах государственной власти Забайкальского края", утвержденным постановлением Правительства Забайкальского края от 1 февраля 2016 года в„– 54.
4. Требования настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с помощью информационных технологий. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки информации, содержащейся в документах, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции. Внедрение и сопровождение информационных технологий в работе с электронными документами производится во взаимодействии с Министерством жилищно-коммунального хозяйства, энергетики, цифровизации и связи Забайкальского края.
5. Положения настоящей Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Работа с секретными документами регламентируется Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 5 января 2004 года в„– 3-1, и проводится в помещениях, оборудованных соответствующим образом.
6. Работа с документами с пометкой "Для служебного пользования" (далее также - "ДСП") определяется Положением о порядке обращения со сведениями конфиденциального характера в исполнительных органах государственной власти Забайкальского края, утвержденным распоряжением Губернатора Забайкальского края от 26 мая 2010 года в„– 266-р "Об утверждении Положения о порядке обращения с конфиденциальной информацией в исполнительных органах государственной власти Забайкальского края".
7. Требования настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с бухгалтерской и другой специальной документацией лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки к передаче документов на архивное хранение.
8. Методическое руководство организацией, ведением и совершенствованием делопроизводства на основе единой политики в Министерстве, а также контроль за соблюдением требований Инструкции осуществляется отделом документационного обеспечения и контроля Министерства. Инструктивные материалы Министерства по вопросам организации и совершенствования работы с документами, устранения выявленных недостатков и нарушений в делопроизводстве обязательны для исполнения во всех структурных подразделениях Министерства.
9. Выполнение требований Инструкции обязательно для всех государственных гражданских служащих (далее - работники) Министерства. Работники, ответственные за делопроизводство в Министерстве, обеспечивают его организацию и ведение в соответствии с Инструкцией, знакомят других работников Министерства, в том числе вновь принятых, с требованиями Инструкции.
10. Работники Министерства несут установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции, а также разглашение и передачу служебных документов, их копий и проектов без разрешения руководителя Министерства.
11. В целях сохранности и своевременного исполнения документов при освобождении работника от должности, нахождении его в отпуске, в том числе в учебном, а также в случае его временного отсутствия по иным уважительным причинам все находящиеся у него на исполнении служебные документы по указанию соответствующего руководителя передаются другому работнику.
12. Сведения, содержащиеся в служебных документах, могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с документами.
13. Не допускается работа с подлинными экземплярами документов вне служебных помещений. С содержанием проектов документов, документов и резолюций к ним могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их созданию, оформлению, исполнению, контролю и хранению.
14. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Взаимодействие со средствами массовой информации, передача сторонним организациям какой-либо информации или документов и их копий допускаются только с разрешения руководителя Министерства.
15. При утрате служебных документов работник, ответственный за делопроизводство, информирует руководителя исполнительного органа власти, после чего организуется розыск служебных документов.
Если розыск служебных документов не дает результата, составляется акт, в котором указываются данные утраченных документов, а также обстоятельства, при которых произошла утрата, после чего принимаются меры по замещению данных документов заверенными копиями документов.

2. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

16. В настоящей Инструкции используются следующие термины и определения:
1) делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в исполнительных органах власти;
2) документационное обеспечение - деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами;
3) управление документами - деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации;
4) документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
5) документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот исполнительного органа власти;
5.1) документы - документированная информация, созданная, полученная и сохраняемая в государственном органе, органе местного самоуправления в качестве доказательства и актива для подтверждения правовых обязательств или деловой операции;
6) электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронно-вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;
7) документ в электронном виде - электронный документ, содержащий образ (оцифрованное изображение) документа, полученный с применением технических средств;
8) подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
9) копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
10) заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;
11) выписка из документа - копия части документа, заверенная в установленном порядке;
12) электронная копия документа - копия документа, созданная в электронной форме;
13) сканирование документа - получение электронной копии;
14) простая электронная подпись - электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.
Ключ простой электронной подписи - пара логин/пароль, выданная пользователю СЭД для входа в систему;
15) усиленная квалифицированная электронная подпись - электронная подпись, которая соответствует следующим признакам:
получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
создается с использованием средств электронной подписи;
ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, имеющие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с Федеральным законом;
16) носитель информации - материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации;
17) система электронного документооборота - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;
18) файл - именованная область данных на носителе информации;
19) реквизит документа - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;
20) оформление документа - проставление на документе необходимых реквизитов;
21) вид документа - классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения;
22) бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора документа;
23) автор документа - организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ;
24) согласование документа; визирование - оценка проекта документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами;
25) документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
26) регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;
27) номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения;
28) хранение документов - организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов;
29) срок хранения документов - период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда;
30) экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов;
31) постоянное хранение документов - вечное хранение документов без права их уничтожения;
32) временное хранение документов - хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами;
33) дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности исполнительного органа власти;
34) архивное дело - деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов;
35) электронное дело - электронный документ или совокупность электронных документов и данных к ним, описывающих контекст, содержание, структуру документов, сформированные в соответствии с номенклатурой дел;
36) внутренняя опись - документ, включаемый в дело для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания;
37) лист-заверитель дела - документ, содержащий сведения о количестве листов дела, физическом состоянии документов и особенностях формирования дела;
38) индекс дела - цифровое или буквенное обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел организации;
39) опись дел структурного подразделения - учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение;
40) уничтожение документов - исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией) в установленном порядке.

3. СОСТАВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ МИНИСТЕРСТВА КУЛЬТУРЫ
ЗАБАЙКАЛЬСКОГО КРАЯ

17. Деятельность Министерства культуры Забайкальского края обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией Министерства, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимодействия между другими государственными органами и организациями.
18. Функции управления реализуются с помощью управленческой документации, которая включает в себя:
1) документы, являющиеся правовыми актами;
2) документы, не являющиеся правовыми актами, носящие распорядительный, организационный, информационно-справочный характер.
19. Правовой акт Министерства - официальный документ, фиксирующий принятие правового решения по вопросам исполнения полномочий Министерства в пределах компетенции, документально оформленный, обязательный для исполнения, имеющий нормативный или ненормативный характер.
Правовыми актами Министерства являются:
Положение о Министерстве;
распоряжения министра культуры Забайкальского края;
распоряжения Министерства;
приказы Министерства.
20. К документам, указанным в подпункте 2 пункта 18 настоящей Инструкции, относятся:
1) документы распорядительного характера:
а) решения координационных и рабочих групп;
б) поручения, перечни поручений, устные поручения;
2) документы организационного характера:
а) правила;
б) инструкции;
в) методические рекомендации;
г) планы;
3) документы информационно-справочного характера:
а) протоколы;
б) служебные письма;
в) акты;
г) докладные, объяснительные, служебные записки, стенограммы, отчеты и др.
21. Поручение - возложенная на конкретное лицо обязанность по выполнению чего-либо. Поручения могут быть одиночными и формироваться в перечни поручений на утвержденном бланке. В поручении устанавливаются срок исполнения, исполнители.
Устное поручение - поручение руководителя, зафиксированное руководителем или уполномоченным лицом в СЭД, с указанием сроков исполнения и исполнителей.
22. В правилах устанавливается последовательность действий для достижения определенной цели.
23. В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений правовых актов.
24. Методические рекомендации - вспомогательная информация, определяющая план изучения какой-либо темы, проведения занятия, мероприятия.
25. План - документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, а также определяющий конкретных исполнителей.
26. Протокол - документ, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и других органов, совещаниях.
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), рабочих поездок, официальных визитов, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений.
27. Служебное письмо - официальный документ, используемый для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан.
Служебные письма в Министерстве готовятся:
1) как ответы об исполнении поручений Губернатора края, являющегося председателем Правительства края; заместителей Губернатора края, заместителей председателя Правительства края;
2) во исполнение поручений Губернатора края, заместителей Губернатора края, заместителей председателя Правительства края;
3) как сопроводительные письма;
4) как ответы на запросы юридических и физических лиц;
5) как инициативные письма.
28. Акт - документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события.
29. Докладная записка - документ, адресованный руководителю, иным уполномоченным лицам, в котором обстоятельно излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя и преследуется цель побудить руководство к принятию определенного решения.
30. Объяснительная записка - документ, поясняющий какое-либо действие, факт или событие. Такой документ не содержит выводов и предложений.
31. Служебная записка (разновидность письма) - форма внутреннего документооборота, позволяющая наиболее эффективно и оперативно решать текущие производственные ситуации.
32. Стенограмма - дословная запись докладов и других выступлений на конференциях, совещаниях, собраниях или заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии или звукозаписи.
33. Отчет - документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заседаний, командировок и других мероприятий.

4. ОБЩИЕ ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

34. При подготовке документов применяется текстовый редактор Microsoft Word. В документах используется шрифт Times New Roman, начертание - обычный, размер шрифта - 14 пт (при оформлении таблиц допускается 12 пт); одинарный (полуторный при оформлении отдельных реквизитов) межстрочный интервал, выравнивание абзаца по ширине, с отступом первой строки 1,25 см. В тексте документа между словами ставится один пробел. Для оформления заголовков допускается использование шрифта размером 14 - 16 пт в зависимости от размеров основного текста. В документах кавычки оформляются следующим образом:".
35. При оформлении документов устанавливаются следующие размеры полей:
1) для книжных параметров страницы:
а) левое - не менее 35 мм;
б) правое - 10 мм;
в) верхнее - 20 мм;
г) нижнее - 20 мм;
2) для альбомных параметров страницы:
а) верхнее - 20 мм;
б) левое - 20 мм;
в) правое - 10 мм;
г) нижнее - 10 мм.
36. При оформлении документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля.
37. Документ может печататься как на одной стороне листа, так и с оборотом. При печати документов с оборотом на двух сторонах листа ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.
38. При подготовке и оформлении документов, за исключением правовых актов, используются следующие реквизиты:
1) герб Забайкальского края;
2) товарный знак (знак обслуживания);
3) код формы документа;
4) наименование исполнительного органа власти;
5) наименование структурного подразделения исполнительного органа власти;
6) наименование должности лица - автора документа;
7) справочные данные об исполнительном органе власти;
8) наименование вида документа;
9) дата документа;
10) регистрационный номер документа;
11) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;
12) место составления (издания) документа;
13) гриф ограничения доступа к документу;
14) адресат;
15) гриф утверждения документа;
16) заголовок к тексту;
17) текст документа;
18) отметка о приложении;
19) гриф согласования документа;
20) виза;
21) подпись;
22) отметка об электронной подписи;
23) печать;
24) отметка об исполнителе;
25) отметка о заверении копии;
26) отметка о поступлении документа;
27) резолюция;
28) отметка о контроле;
29) отметка о направлении документа в дело.
39. В конкретном документе состав реквизитов, указанных в пункте 38 настоящей Инструкции, может быть дополнен или сокращен. Например, на проекте документа могут быть поставлены пометки: "Проект", "Лично", "Срочно", "Оперативно", "Незамедлительно", "Подлежит возврату" и др. Этот реквизит располагается в правом верхнем углу первой страницы проекта документа и ограничивается его правым полем.
40. При подготовке проектов правовых актов используются реквизиты, предусмотренные Законом Забайкальского края от 18 декабря 2009 года в„– 321-ЗЗК "О нормативных правовых актах Забайкальского края". При необходимости сделать ссылку на закон Забайкальского края датой его подписания является:
41. Реквизит "Герб Забайкальского края" помещается на бланках документов в соответствии с Законом Забайкальского края от 17 февраля 2009 года в„– 130-ЗЗК "О гербе и флаге Забайкальского края".
42. Товарный знак (знак обслуживания) воспроизводится на бланках самых разных организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации - автора документа или слева на уровне наименования организации - автора документа (допускается захватывать часть левого поля).
43. Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов не только в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД), но и на основании локальных классификаторов и содержит как номер, так и слова: "Форма по ...", например: "Форма по ОКУД 0211151".
Реквизит "Код формы документа" располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа.
44. Наименование Министерства должно соответствовать наименованию, указанному в Положении о Министерстве.
45. Подписание служебных писем и другой корреспонденции в Министерстве осуществляется лицами, на то уполномоченными.
46. Реквизит "Наименование должности лица - автора документа" используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием исполнительного органа власти или наименованием территории (края), если документ издает руководитель исполнительного органа власти. Наименование должностного лица - автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.
В состав реквизита "Наименование должности лица - автора документа" входит наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке исполнительного органа власти).
Например:
Министр культуры Забайкальского края
или
Министр культуры
47. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица не указывается.
48. В случае отсутствия должностного лица документ подписывает его заместитель или уполномоченное лицо, исполняющее его обязанности. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ (например: "исполняющий(ая) обязанности", "заместитель"), его фамилия. Не допускается ставить предлог "за" или косую черту перед наименованием должности. Для достижения унификации и придания документу более официального характера необходимо указывать инициалы.
49. Наименование должности располагается по левому краю без отступа через 3 межстрочных интервала от текста.
Допускается уменьшение интервалов между реквизитами "Заголовок", "Текст", "Подпись" и "Место издания" при необходимости размещения текста документа на одной странице.
50. При подписании документа несколькими должностными лицами их должности и подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям.
Например:

Министр культуры
Забайкальского края
Личная подпись
И.О.Фамилия
Главный бухгалтер
Личная подпись
И.О.Фамилия

51. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их должности и подписи располагаются на одном уровне.
Например:

Заместитель
министра культуры
Забайкальского края
Заместитель
министра здравоохранения Забайкальского края
Личная подпись
И.О.Фамилия
Личная подпись
И.О.Фамилия

52. При подписании совместного документа первый лист оформляется не на бланке. Подписи в совместных документах, имеющих несколько подписей (по числу сторон), располагаются на одном уровне.
53. В документах, составленных координационными и совещательными органами, рабочими группами, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе соответствующего органа, группы в соответствии с распределением.
Например:

Председатель комиссии
Личная подпись
И.О.Фамилия
Заместитель председателя
комиссии
Личная подпись
И.О.Фамилия
Члены комиссии

Личная подпись
И.О.Фамилия

Личная подпись
И.О.Фамилия

Личная подпись
И.О.Фамилия

54. Справочные данные о Министерстве включают включает: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению (номера факсов, адрес электронной почты, адрес официального сайта в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" и др.).
55. Реквизит "Наименование вида документа" определяется назначением и содержанием документа. В письме реквизит "Наименование вида документа" не указывается. Реквизит "Наименование вида документа" располагается ниже реквизита "Наименование исполнительного органа власти" и печатается прописными буквами: АКТ, ПЛАН и т.д., выделяется полужирным шрифтом.
56. Реквизит "Дата документа" располагается от левой границы текстового поля на расстоянии 2 - 3 интервалов от предыдущего реквизита и проставляется следующим образом:
1) на документах, оформленных на бланках, - в соответствии с расположением этого реквизита;
2) на документах, оформленных не на бланках, - под наименованием должности лица - автора документа, подписавшего документ.
57. Для подписания, утверждения и согласования документов используются словесно-цифровой и цифровой способы датирования.
Словесно-цифровой способ датирования применяется при написании дат в текстах правовых актов, протоколов, поручений, в финансовых документах, служебных письмах и записках, телеграммах: 3 октября 2019 года или 3 октября 2019 г.
Цифровой способ датирования используется при визировании, написании резолюций, проставлении отметок о прохождении и исполнении документа, передаче телефонограмм, оформлении заказов на размножение документов и в иных случаях. При этом дата проставляется тремя группами цифр, разделенных точками, в последовательности: число, месяц, год: 06.03.2019; 05.12.2019.
58. Дата в кавычки не ставится и не подчеркивается. Как правило, датой документа является дата его подписания или утверждения. Для протокола датой является дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
59. Реквизит "Регистрационный номер документа" - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присвоенное документу при регистрации, который автоматически формируется с использованием СЭД. Реквизит состоит из порядкового номера документа, как правило, в пределах календарного года, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией об исполнителях. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждого из них, проставляемых через косую черту в порядке очередности авторов в документе.
60. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа" включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа располагается под реквизитами "Дата документа" и "Регистрационный номер документа.
В текст письма-ответа сведения о регистрационном номере и дате поступившего письма не включаются.
61. Реквизит "Место составления (издания) документа" указывается в случае, если затруднено определение места составления (издания) документа по реквизитам "Наименование исполнительного органа власти" и "Справочные данные исполнительного органа власти". Реквизит "Место составления (издания) документа" указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и он включает только общепринятые сокращения.
Реквизит "Место составления (издания) документа" не указывается на письмах (на бланке письма эта информация содержится в реквизите "Справочные данные об исполнительном органе власти"), а также в документах информационно-справочного характера.
62. Реквизит "Гриф ограничения доступа к документу" проставляется при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись ("Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая тайна" и др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Реквизит располагается в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля.
63. Реквизит "Адресат" чаще всего используется в служебных письмах. В качестве реквизита "Адресат" могут выступать органы власти, органы местного самоуправления, организации, их структурные подразделения; должностные, физические лица.
64. Реквизит "Адресат" проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка).
Составные части адресата отделяются друг от друга полуторным межстрочным интервалом. Внутри каждая составная часть печатается через один интервал. Строки реквизита "Адресат" выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.
Перед фамилией адресата (должностного лица) допускается употреблять сокращение "г-ну" (господину) или "г-же" (госпоже).
65. При адресовании документов организации, структурному подразделению без указания должностного лица наименование адресата указывается в именительном падеже, например:


Министерство культуры
Забайкальского края
или

Управление государственной
службы и кадровой политики
Губернатора Забайкальского края

Исполнительные органы власти при подготовке документов на их бланке в Правительство Российской Федерации и иные федеральные органы исполнительной власти Российской Федерации адресование документов осуществляют без указания должностного лица.
66. Должность лица, которому адресован документ, указывается в дательном падеже, инициалы ставятся после фамилии, например:


Заместителю начальника
управления государственной
службы и кадровой политики
Губернатора Забайкальского края

Фамилия И.О.
или

Первому заместителю
председателя Правительства
Забайкальского края

Фамилия И.О.

При подготовке документов на бланках Правительства края, Губернатора края, заместителей председателя Правительства Забайкальского края в Правительство Российской Федерации и иные федеральные органы исполнительной власти Российской Федерации адресование документов осуществляют с указанием должностного лица.
67. При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:


Генеральному директору
объединения "Ростекстиль"

Фамилия И.О.

68. В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 года в„– 234.
69. При адресовании документа органу, организации указываются наименование, затем почтовый адрес, например:


Администрация
Губернатора
Забайкальского края

Чайковского ул., д. 8,
г. Чита, 672002

70. При адресовании документа физическому лицу указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:


Фамилия И.О.

Новоясеневский просп., д. 12,
кв. 32, Москва, 117574
или:

Фамилия И.О.

Верхнеудинская ул., д. 5, кв. 84,
г. Чита, Забайкальский край, 672023
или:

Фамилия И.О.

Садовая ул., д. 5, кв. 12,
г. Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл., 301264

71. Адрес в международной переписке следует оформлять по международным стандартам: сначала адресат (имя, фамилия), затем дом, улица, штат (графство), страна, например:


Mr. A.Wildmar
American National
Social Institute

15 North 32nd Street
New York, N. Y. 12148
USA

72. При отправке служебного письма по факсу вместо почтового адреса может указываться номер факса.
73. При адресовании документа физическому лицу почтовый адрес указывается обязательно, а при адресовании юридическому лицу он может не указываться, если документ направляется постоянному корреспонденту. При отправке документа почтой его почтовый адрес указывается на конверте отделом документационного обеспечения и контроля Министерства.
74. Документ не должен содержать более четырех адресатов. При большем числе адресатов составляют список рассылки, а адресаты, если это возможно, указываются обобщенно, например:


Руководителям органов
местного самоуправления
муниципальных районов,
муниципальных и городских
округов Забайкальского края
(по списку)

75. При невозможности указать адресаты обобщенно готовится необходимое количество копий под рассылку и в каждый экземпляр впечатывается конкретный адрес. При этом каждый экземпляр должен иметь подлинную подпись или отметку о заверении копии.
76. Реквизит "Гриф утверждения документа" - особый способ введения документа в действие, санкционирующий распространение его на определенный круг лиц. Документы утверждаются руководителем исполнительного органа власти или вышестоящим руководителем, в компетенцию которых входит решение вопросов.
Реквизит располагается в правом верхнем углу первого листа документа, там же, где в письмах располагается реквизит "адресат".
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (прописными буквами, без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Составные части реквизита отделяются друг от друга полуторным межстрочным интервалом.
Например:


УТВЕРЖДАЮ
Министр культуры
Забайкальского края
_____________________ И.О.Фамилия
(личная подпись)
Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа решением или протоколом гриф утверждения состоит из слова Утвержден (Утверждена, Утверждены или Утверждено), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Составные части реквизита отделяются друг от друга полуторным межстрочным интервалом.
Например:


Утверждено
протоколом Комиссии по делам
несовершеннолетних при
Правительстве Забайкальского края
от 3 февраля 2017 года в„– 18
или

Утвержден
руководителем Департамента
государственного имущества и
земельных отношений
Забайкальского края
от 14 января 2018 года в„– 4

Для удобства форматирования данный реквизит можно оформить в виде таблицы с невидимыми (непечатаемыми) границами.
77. Реквизит "Заголовок к тексту" включает в себя краткое содержание документа и располагается выше текста документа, под реквизитом "Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа" на бланках служебных писем или под реквизитом "Место составления (издания) документа" на всех остальных видах бланков.
В правовых актах исполнительных органов власти заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центрироваться относительно самой длинной строки.
Заголовок должен быть кратким, точно передавать содержание документа и согласовываться с наименованием вида документа.
Заголовок отвечает на вопросы: "о чем?", например: "О создании аттестационной комиссии", "чего?", например: "Правила внутреннего трудового распорядка".
Точка в конце заголовка не ставится. Заголовки печатаются без кавычек и не подчеркиваются. Заголовок можно не составлять, если текст документа не превышает 4 - 5 строк, вне зависимости от формата листа, на котором документ создан.
78.